7 conseils faciles à appliquer pour un tournoi de golf réussi

collaboration spéciale : Flexi Golf – Marie-Pier

Vous songez à organiser un tournoi de golf pour votre organisation ou pour le plaisir, mais vous ne savez pas trop comment vous y prendre ? Je vous comprends, organiser un événement quel qu’il soit n’est pas une simple tâche et ce constat s’applique sans aucun doute au tournoi de golf. Un tournoi de golf est un événement comportant beaucoup d’étapes et impliquant différentes parties prenantes, et ce peu importe l’envergure de celui-ci. Il est donc essentiel de bien savoir utiliser ses ressources pour maximiser son temps. 

Dans cet article, je vous présente 7 trucs et astuces pour faire en sorte que l’organisation de votre tournoi de golf se déroule à merveille sans vous faire perdre tous vos cheveux, et ce pour toutes les étapes de celui-ci tant avant, pendant et après ! Les deux éléments principaux qui font d7 conseils faciles à appliquer pour un tournoi de golf réussi’un événement une réussite sont la planification et la communication-marketing. Vous trouverez certainement quelques conseils qui vous seront utiles pour l’organisation de votre prochain tournoi.

La planification

Ce n’est pas une cachette, la réussite de votre événement repose sur une bonne planification, c’est LA clé de toutes les clés ! Une bonne planification vous fait sauver du temps en étant plus efficace dans l’exercice de vos tâches. Chaque grande étape de votre événement nécessite une excellente planification. Voici donc les différents éléments à prendre en considération.

Avant l’événement

Premier conseil, débutez la planification de votre événement entre 6 à 12 mois avant le jour J. Si vous prévoyez effectuer un événement d’envergure nationale, avec des demandes de commandites essentielles à la réussite de votre événement, je vous conseille de débuter la planification de votre tournoi un minimum de 12 mois à l’avance.

Deuxième conseil, il est essentiel de créer des documents de suivi au niveau des tâches à accomplir pour chaque étape.

Par exemple, un diagramme de GANTT est un outil qui peut vous être très utile dans la planification de votre événement. Il vous permet une meilleure organisation en hiérarchisant les tâches et en les étalant sur une période de temps donné. Le diagramme vous permet également de communiquer à votre équipe les tâches à effectuer tout au long de la préparation. Chaque personne connaît donc mieux son rôle, la direction que prend l’événement et ce qu’il reste à faire avant la réalisation de celui-ci. C’est un outil très intuitif qui permet d’obtenir, d’un simple regard, l’information essentielle au niveau des tâches à effectuer.

Cela peut paraître une tâche insurmontable, mais vous apprécierez le résultat, il suffit d’être bien structuré. En prime, un dossier d’événement bien établi permet aux organisations des années futures de partir du bon pied avec une structure bien implantée.

Pour accomplir ces diagrammes, la première étape est d’établir les objectifs et le plan de l’événement en écrivant les grandes lignes de celui-ci. On peut notamment penser à la date, le nombre de personnes, l’endroit, la formule de jeu, les règles du tournoi, le déroulement de la journée (accueil, tournoi, soirée), la nourriture (boîte à lunch, souper), le budget, le prix, les activités sur le terrain et même à une thématique particulière si vous le désirez. Ce sont tous des thèmes qui doivent figurer dans votre plan d’événement, ceux-ci se divisant en plusieurs petites étapes à effectuer. Ainsi, vous serez en mesure de lister toutes les tâches à effectuer pour chacun des thèmes, selon vos objectifs et le plan établi de votre événement. Enfin, vous pourrez ensuite décrire chaque tâche, ce en quoi consiste le besoin, la prioriser et lui attribuer un responsable.

Pour créer un diagramme de GANTT vous pouvez utiliser le logiciel Excel, mais celui-ci n’a pas de chiffrier expressément conçu pour faire ce type de diagramme, vous devrez le concevoir vous-même. Heureusement, il existe divers logiciels gratuits en ligne qui offrent une méthode plus simple et efficace. Macrogantt est une bonne option de départ pour faire les diagrammes de suivi simples. C’est un logiciel qui s’intègre facilement à Excel et qui offre une interface intuitive et qui est facile d’utilisation. Pour les habitués des diagrammes de GANTT, ce logiciel ne peut cependant faire des logiques complexes avec des chemins critiques, mais il est tout de même très utile pour les projets plus simples tels que les tournois de golf. Pour de plus amples informations sur la conception des diagrammes de GANTT, consultez cet article.

Avec cet outil entre les mains, vous pourrez communiquer adéquatement aux membres de votre équipe les tâches à effectuer et vous pourrez garder un oeil sur la bonne préparation de votre événement !

Dernier conseil pour vous aider dans la planification et la coordination, utiliser des logiciels de partage qui existe, et ce gratuitement, pour faciliter la communication entre vous et les membres de votre équipe. Je pense notamment à Google Drive, Dropbox et Facebook.

Jour J

La planification ne s’arrête pas ici. En effet, un aspect important de la planification est de créer un document « minute par minute » pour le jour J. C’est un document qui permet aux organisateurs et aux bénévoles de savoir en tout temps qui fait quoi et à quel endroit. Pour créer un document de ce type, vous devez commencer par décrire le scénario de la journée de manière chronologique et en détail, et ce de votre arrivée, à celle des bénévoles et jusqu’à votre départ. En faisant ainsi, vous pouvez détailler ce qui se déroule à chaque période de la journée. Les éléments importants à inscrire sont :

• [Quand]  heure spécifique et/ou durée de la tâche
• [Quoi]  tâche et/ou activité
• [Où]  à quel endroit sur le terrain (chalet, accueil, le numéro du trou, ..)
• [Responsable]  personnes attitrées à la tâche
• [Informations supplémentaires] description de la tâche s’il y a lieu.
• [Matériel nécessaire?]

Petit conseil, en utilisant le chiffrier Excel, vous pouvez créer différents onglets, qui représentent différentes étapes de votre journée. Par exemple, dans votre chiffrier, on pourrait retrouver un onglet ‘horaire général’ où vous décrivez l’ensemble du plan de la journée. Ensuite, avoir un onglet spécifique pour le déroulement de l’accueil, du tournoi en lui-même et la soirée. De cette manière, vous créer un document de référence utile pour tous. N’ayez pas peur d’ajouter plus d’informations que nécessaires, tel que la liste de bénévoles et leurs tâches, une liste de matériel, parce que le jour venu vous ne pourrez être partout à la fois ! L’objectif de cette démarche est de centraliser toute l’information.

Au cours de la préparation de ce document, vous serrez en mesure de constater si vous avez fait des oublis tant au niveau du déroulement et de la logistique ou encore dans les équipements et le matériel nécessaire pour sa réalisation. De cette façon, vous effectuez une révision de votre planification et vous créez un document essentiel à son bon déroulement. Autre conseil, en faisant le « minute par minute », optimisez votre temps et créez vos listes de type ‘à faire’ et ‘à ne pas oublier’, à l’aide d’une simple liste ‘to do’. Par exemple, « imprimer et apporter la liste des participants »  

Ce document sera la référence pour les organisateurs et les bénévoles tout au long de l’événement. Il est donc important d’y inscrire les numéros de téléphone des responsables pour toute urgence.

Il peut aussi être utile de créer une ligne de communication pour votre équipe en utilisant un logiciel tel que «what’s app» ou «Messenger». Cela permet de créer des groupes de discussion de contacts et ainsi communiquer de l’information par textos à un ensemble de personnes durant l’événement.

Après l’événement

Durant la planification, il est aussi important de penser aux tâches à effectuer après la tenue de l’événement, tant au niveau des finances et de l’administratif, que de la communication et du marketing. Notamment, un communiqué de presse et la création de lettres de remerciements aux partenaires officiels, aux participants et aux bénévoles. Penser également à mettre les gagnants et les photos de votre événement sur votre site web.

La communication et le marketing

L’autre pilier de votre réussite pour votre événement est la communication et le marketing. Cette partie dépend cependant de la nature de votre événement, soit privé ou public. Les plans de communication et de marketing seront différents s’il s’agit par exemple d’un tournoi de golf au sein d’une entreprise comparativement à l’organisation d’une levée de fond pour un organisme lors d’un tournoi annuel.

Pour un événement privé, l’essentiel est de communiquer les bonnes informations à vos participants et de vous assurer que l’information est claire et disponible pour tous. Notamment, l’endroit, la date et l’heure, le code vestimentaire, la formule de jeu et le déroulement de la journée.

Pour un événement public, la planification est davantage un élément central. Puisque savoir communiquer un événement n’est pas aussi facile que de créer une page Facebook. Malheureusement (ou heureusement), ce n’est pas comme cela que ça fonctionne. Vous devez y investir du temps de qualité, seul et en équipe si vous le pouvez. Vous devez réfléchir à une stratégie complète de marketing, il serait donc une bonne idée de vous créer un plan de marketing événementiel. Il sera la base de votre stratégie. Pour ce faire, il est essentiel de se poser les bonnes questions. Par exemple;

• Quelle est votre cible ?
• Comment la rejoindre ? 
  • Web, journaux, télé, radio
• Quels seront vos messages clés ? Sous quelle forme ?
  • Publicité, création de contenus, banderoles, affiches
• Quels seront vos supports web?
  • Site web, médias sociaux
• Comment allez-vous en faire parler ?
  • Stratégie web, investissement en publicité physique ou en ligne, sollicitation, porte-parole, président d’honneur, influenceur
• Voulez-vous des commanditaires/partenaires ?

Ne négligez aucun aspect de votre stratégie de communication et de marketing. C’est le nerf de la guerre pour se faire connaître et faire rayonner votre événement. Pour approfondir le sujet, un autre article sera rédigé sur les éléments essentiels d’une bonne stratégie de communication-marketing. Un site web peut vous être utile pour communiquer de manière efficace en centralisant l’information de votre événement. Si vous pensez vouloir faire une stratégie de marketing axée sur le web, un site web devient un peu un incontournable. À travers celui-ci vous pouvez mentionner les éléments essentiels de votre événement, y publier les photos, affichez vos commanditaires et décrire la mission de votre organisation. Vous pouvez aussi créer une page associée au site web de votre événement ou encore créer un site web unique pour votre tournoi. À vous de choisir. Chose certaine, la visibilité sur le web est un aspect essentiel d’une bonne stratégie marketing numérique.

Vendre vos billets en ligne

Il en va de même pour la vente de billets en ligne que pour le site web. Si vous pensez créer une stratégie marketing axée sur le web, la vente de billets en ligne devient un élément de cohérence important. C’est un aspect non négligeable de votre stratégie de marketing numérique. De nos jours, la vente en ligne est un atout indéniable pour maximiser le nombre de participants lors d’un événement. L’achat en ligne est facile et sécuritaire et permet au participant d’acheter son billet de n’importe quel endroit et au moment qu’il le souhaite.

FlexiGolf vous offre une manière simple et efficace de vendre vos billets en ligne. En inscrivant votre événement sur FlexiGolf, vous bénéficiez d’une plateforme d’achat spécialisée golf, facile d’utilisation et sécuritaire. Pour en savoir plus, visitez-nous en cliquant ici.

Après la lecture de cet article, vous serez sans doute un peu plus outillé et en confiance pour l’organisation de votre événement. L’essentiel, c’est la préparation et la planification. Tout de même, si vous croyez avoir besoin d’un support pour l’organisation, nous sommes là pour vous aider et vous accompagner dans toutes les étapes de la réalisation de celui-ci. Nous nous adaptons à vos besoins et à votre budget. Si vous désirez en connaître davantage sur nos services offerts, visitez-nous en cliquant ici.

Je vous souhaite une excellente préparation et du succès dans l’organisation de votre événement !

SOURCE : Flexi-Golf et l’ARGCE